Microsoft Planner es una herramienta te permite crear tableros Kanban, esto es un modo de organización sencillo y amigable, que se realiza con tarjetas de tareas ricas en contenido, con archivos y listas de comprobación.
Planner que es una herramienta de Microsoft 365 para colaborar, coordinar y si la unimos a Microsoft Teams tenemos una herramienta de trabajo en equipo, que nos sirve para verificar el trabajo de un modo visual que muestra como va evolucionando el proyecto.
Que se pueda hacer todo en la nube de Microsoft, nos da una agilidad, donde ganarás visibilidad, capacidad de organización y por tanto mejorarás tu capacidad para dirigir, priorizar y gestionar todas tus tareas y coordinarlas con tu equipo.
Microsoft Planner forma parte de una de las soluciones que te aporta Microsoft 365, para la gestión de documentos, copias y trabajo de equipo. Es una solución completa de transformación del puesto de trabajo. Usar estas herramientas, unifica la gestión de documentos y tareas, así como la organización y el respaldo de datos.
Es un sistema de trabajo intuitivo y permite comenzar de inmediato sin necesidad de experiencia, ya que se puede realizar lo siguiente:
- Acceder a detalles de tareas relevantes en un solo lugar.
- Obtener información centralizada y visual.
- Trabajar en cualquier lugar.
- Administrar todas tus tareas en Microsoft Teams.
Microsoft Planner se basa en el método Kanban: un dato histórico.
Es un método sencillo, sirve para visualizar todo el trabajo, evitar la acumulación de trabajo pendiente y maximizar la eficiencia. La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere decir tarjeta con signos o señal visual.
El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario, que trabajaba para Toyota en Japón. Su metodología está inspirada en una industria muy distinta a la automotriz, la de los supermercados y cómo se llenan sus estantes.
¿En qué consiste el método Kanban?
El método Kanban se puede y se debe aplicar de un modo sencillo, distinguimos la actividad a realizar al menos en tres fases o columnas “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. En cada una de ellas podemos poner tareas y/o etiquetas, observemos la imagen.
Se puede empezar desde el minuto 0, pues organizar la actividad es intuitiva y sencilla. Este sistema, te propone desde el principio evolucionarlo, reorganizando, creando subtareas, corrigiendo, etc, es un método realmente vivo. Anima desde el principio a liderar en la organización.
Debemos tener presente que visualizar los flujos de trabajo es una tarea complicada sin una herramienta ágil. Es fundamental, entender que con este sistema de trabajo las tareas van «arrastrándose» en el tablero en función del grado de realización de ellas. Trabajar así, implica limitar la tareas, de modo que evitamos interrupciones y nos enfocamos a la actividad. Este flujo de trabajo, lo convierte en método que nos genera valor, organización, control de tiempos, asignación de tareas y previsibilidad.
En sí mismo, este método mejora el trabajo en equipo, pues nos hace partícipes a todos de las gestiones a realizar, así como del proceso en el que están.
Kanban es algo más que poner notas adhesivas en la pared. La forma más fácil de entender este sistema de trabajo en Kanban es aceptar su filosofía y luego aplicarla a su trabajo diario.
Los componentes del método Kanban son los siguientes:
- Señales visuales (normalmente son tarjetas).
- Columnas o listas.
- Límites de tiempo para los trabajos pendientes.
- Un compromiso final de entrega.
- Una entrega final.
Cómo trabajar con Microsoft 365 Planner
En Microsoft 365 Planner se puede establecer grupos de trabajo, crear usuarios y dentro de estos crear la tarea. Dentro de estas tareas podemos encontrar subtareas para ser incluso más meticulosos o asignaciones más precisas. De ese modo podemos generar un proyecto y después diferentes tareas y organizarlas. Así todos los implicados tienen asignadas sus tareas y pueden reportarlo.
Todo el equipo tendrá una visualización gráfica que proporciona la herramienta, para ver la evolución y el estado del proyecto.
Lo importante de Microsoft Planner es la planificación, las posibilidades de reportar, la visión de conjunto y detalle del grado de evolución y consecución de un proyecto.
El tiempo y la información en una empresa es poder de decisión, controlar y corregir tiempos, nos va a permitir reducir costes, mejorar los flujos de trabajo e información al detalle.
Microsoft 365 Planner VS competencia
Dentro de las plataformas, más extendidas está TRELLO, frente a esta herramienta Microsoft 365 Planner tiene mayor ventajas en:
- Facilidad de uso, se entiende como funciona de forma intuitiva.
- Posibilidad de seguir los tiempos de las tareas.
- Un número mayor de tarjetas posibles.
- Gestión directa de correos a los miembros del equipo.
- Función planner hub, que un cuadro de mandos con informes y gráficas .Tienes tareas y tiempos desglosados con informes.
- Posibilidad de integrarse con el resto de herramientas de Microsoft 365.
Si deseas conocer si esta herramienta encaja en el panorama actual de tu empresa y quieres tener un escenario más amplio de la transformación de la productividad de los empleados, comunícate con nosotros. Contamos con un equipo multidisciplinar especializado en esta herramienta de Microsoft que te asesorarán sin compromiso.